Una secretaria virtual, es una persona que trabaja online y mantiene la relación con los clientes a través de Internet. Se encarga de las tareas más habituales de un negocio. Funciones todas ellas, que aun no precisando preparación técnica especializada, sí que requieren tiempo y dedicación y a la larga definen y garantizan el buen funcionamiento de una empresa.
La razón habitual para la contratación de una secretaria virtual, es descargar al emprendedor o la empresa de trabajo corporativo y administrativo, con el objetivo de optimizar tiempo para dedicarlo a otras tareas más especializadas.
Entre sus tareas se incluye también la atención al público, pilar fundamental del éxito de un negocio ya que, se encargará de ser el vínculo entre la empresa tanto con sus clientes actuales y potenciales, como con sus proveedores, dando un valor añadido a cualquier negocio.
¿Qué hace una secretaria virtual?
En general, una secretaria virtual se anticipa a posibles problemas de coordinación y garantiza una organización eficiente que aporte resultados positivos a la empresa.
En concreto, las funciones que se contratan a través de una secretaria virtual son:
- Atención personalizada según el protocolo de cada empresa.
- Gestión de agendas online.
- Realizar trámites con la administración.
- Alquiler de salas y despachos.
- Desvío de llamadas a un teléfono directo.
- Información de productos, servicios y tarifas.
- Gestión, filtro y seguimiento de llamadas.
- Avisos de averías e incidentes.
- Recibir, clasificar y organizar correspondencia.
- Mantener al día la base de datos de clientes y el archivo de documentación.
- Gestión y seguimiento de proveedores.
- Archivo y registro de facturas.
- Envío de presupuestos.
- Elaboración de presentaciones.
- Buscar información en internet
- Programar viajes
¿Qué ventajas tiene una secretaria virtual?
Contratar una secretaria virtual es una gran ventaja para todo tipo de pymes y autónomos, en especial, resulta una opción muy interesante para los emprendedores y las empresas online. Los primeros, todavía no tienen definidas las tareas que necesitarán delegar o el tiempo durante el que requerirán la ayuda externa de una secretaria virtual y los segundos se relacionan con sus clientes principalmente a través de Internet, y no requirieren una figura presencial que se encargue de recibir a clientes y proveedores.
Una de la característica distintiva de una secretaria virtual es que los gastos de oficina se reducen, permitiendo la posibilidad de una contratación por horas, según las necesidades que la empresa tenga en cada momento.
En este sentido, otro beneficio de contar con una secretaria virtual en tu equipo será la posibilidad de ampliar tu negocio manteniendo la organización interna intacta y sin un coste elevado.
Esperamos haber disipado las dudas que pudieras tener en relación a la contratación de una secretaria virtual y recuerda que si la precisas Aetna, puede ofrecerte este servicio.
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