Oficinas compartidas: una opción inteligente para los autónomos y las empresas pequeñas

En la actualidad, autónomos y empresas pequeñas se encuentran en un entorno altamente competitivo. El aumento de los costes inmobiliarios y gastos operacionales ha hecho que muchos profesionales busquen alternativas más asequibles para establecer sus actividades. Una opción cada vez más popular es el uso de oficinas compartidas, también conocidas como coworking.

Las oficinas compartidas ofrecen numerosas ventajas tanto para autónomos como para empresas pequeñas o que comienzan. En este artículo, os explicamos qué es una oficina compartida y por qué puede ser una elección inteligente para este tipo de profesionales.

¿Qué es una oficina compartida?

Una oficina compartida es un espacio de trabajo que se comparte con otros profesionales independientes, autónomos y pequeñas empresas. Estas oficinas suelen estar totalmente equipadas con todas las comodidades necesarias para un entorno de trabajo eficiente, tales como mobiliario, conexión a Internet de alta velocidad, salas de reuniones y áreas de descanso. Además, suelen proporcionar servicios adicionales tales como servicio de recepción y correo y alquiler de salas de reuniones y/o conferencias.

Ventajas de utilizar una oficina compartida

1. Costes reducidos

Una de las principales ventajas de las oficinas compartidas es que permiten a autónomos y empresas pequeñas ahorrar en gastos estructurales. En lugar de pagar elevados alquileres y otros gastos asociados a un espacio de trabajo privado, los profesionales pueden pagar sólo por el espacio que necesitan y cuando lo necesitan. Esto permite un mejor control de costes y la eliminación de los gastos iniciales asociados al arrendamiento de un local.

2. Flexibilidad

Las oficinas compartidas ofrecen flexibilidad a los profesionales. ¡Se pueden contratar espacios para un período determinado, como un mes o incluso sólo por un día o por horas! Esto resulta particularmente útil para aquellos profesionales que necesitan un espacio de trabajo sólo de vez en cuando o para empresas que se encuentran en una etapa de crecimiento y necesitan aumentar o disminuir su capacidad de trabajo.

3. Oportunidades de networking

Una de las grandes ventajas de utilizar una oficina compartida es la posibilidad de conectar con otros profesionales y empresas que comparten el mismo espacio. Estas comunidades de trabajo pueden generar oportunidades de colaboración, sinergias de negocios e incluso potenciales clientes. La interacción con otros profesionales puede contribuir también a la creación de un entorno motivador e inspirador.

4. Servicios e infraestructura

Las oficinas compartidas suelen ofrecer una amplia gama de servicios e infraestructura que son costosos de adquirir por separado para profesionales, emprendedores o pequeñas empresas. Esta infraestructura puede incluir tecnología punta, salas de reuniones bien equipadas y servicios administrativos tales como recepcionista, recepción de correo y asistencia telefónica. Esto permite a los profesionales centrarse en su negocio principal, sin tener que preocuparse por los detalles logísticos y administrativos.

5. Ambiente de trabajo estimulante

Las oficinas compartidas suelen tener un ambiente de trabajo dinámico y estimulante. La interacción con otros profesionales, la oportunidad de participar en eventos y talleres relacionados con tu sector y la posibilidad de compartir ideas y conocimientos pueden favorecer la creatividad y la productividad. Además, la eliminación de las distracciones habituales de trabajar desde casa puede ayudar a mejorar la concentración, eficiencia y productividad.

Por todo ello, las oficinas compartidas se han convertido en una opción atractiva para los autónomos y las pequeñas empresas que buscan reducir costes, aumentar la flexibilidad y trabajar en un entorno estimulante. Esta modalidad ofrece ventajas comunes como la reducción de costes operacionales, flexibilidad contractual, oportunidades de networking, servicios e infraestructuras de alto nivel y un ambiente de trabajo proclive. Si eres un autónomo, emprendedor o una pequeña empresa, una oficina compartida puede ser la solución perfecta para tus necesidades profesionales.

En Aetna coworking te ofrecemos todo esto y mucho más, un trato personal inmejorable que fideliza a los clientes. Contacta con nosotros para tener más detalles sobre la oferta de oficinas compartidas que disponemos en el centro de negocios de Barcelona.

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¿Qué ventajas tienen los despachos por horas?

Hace unos años no era muy frecuente alquilar un despacho por horas, incluso, algunas empresas tenían la falsa sensación, que no disponer de un espacio propio estaba mal visto y era poco profesional. Con el tiempo esta percepción ha ido cambiando y en los últimos años, es cada vez más habitual trabajar desde casa y la idea de alquilar un despacho por horas se extiende cada vez más entre empresas y trabajadores ya que permite una gran flexibilidad, adaptándose a sus necesidades en cada circunstancia.

Las ventajas son muchas:

1- Economía
Cuando un autónomo o una pequeña empresa están empezando un nuevo proyecto, todos los gastos cuentan, por lo que es importante ajustarlos tanto como sea posible y valorarlo todo antes de invertir en costes fijos, como podría ser un despacho.

Los coworkings y sus despachos por horas nos ayudan a mesurar nuestro gasto mensual, sin perder en imagen ni en profesionalidad. Que resulte asequible para nuestro bolsillo no ha de ser sinónimo de mala calidad, en este caso en concreto es todo lo contrario, asequible es sinónimo de prudencia y rigor.

2- Imagen
El hecho de reunirnos en un coworking por horas nos asegura un espacio con una imagen profesional, que conferirá seriedad a nuestro proyecto. Programar un encuentro en un entorno laboral puede ayudar a mejorar nuestra credibilidad ante un posible cliente o proveedor.

Los coworkings por lo general escogen ubicaciones inmejorables que ofrecen prestigio a sus espacios y como consecuencia a sus clientes.


3- Sinergias
Los coworkings nos permiten coincidir con otros profesionales que utilizan este u otros servicios y facilitan la posibilidad de conseguir contactos de trabajo que pueden beneficiar el futuro de nuestra empresa.

En los coworkings las sinergias entre empresas son un valor añadido a tener en cuenta, sobre todo si nuestra empresa está en una fase inicial.


4- Flexibilidad
Los despachos por horas se adaptan a cada situación, permitiéndonos decidir el espacio adecuado para cada reunión según las personas o la importancia del encuentro.

La flexibilidad también se ajusta a nuestra agenda y presupuesto. Con total libertad podremos escoger, qué espacio queremos, qué día lo necesitamos y cuanto podemos gastar.


5- Despachos Itinerantes
Coworkings con despachos por horas los encontraras en muchísimas ciudades, tanto a nivel nacional como internacional, por lo que si puntualmente viajas a otra ciudad y no quieres reunirte con tus clientes o proveedores en tu hotel, recuerda que puedes contratar estos espacios de forma rápida y fácil. Estos despachos acabarán siendo tus puntos de encuentro en otras ciudades y podrás tener una red de oficinas tan amplia como necesites, sin costes elevados y con opciones cómodas para tus reuniones.


6- Teletrabajo
Un despacho por horas es una gran alternativa para las personas que teletrabajan. El entorno familiar no siempre es el más idóneo para reuniones online o el ruido ambiental no siempre nos ofrece posibilidad de concentración óptima. Desde los despachos por horas, podrás trabajar, en silencio, concentrado y sin interrupciones imprevistas en medio de una videoconferencia.


7- Permanencia
Por último, pero no menos importante, los coworkings alquilan despachos por horas sin ningún tipo de permanencia. Se contrata únicamente cuando se necesita, sin más obligación que la de abonar las horas que se consumen. Resulta cómodo, fácil y el uso es totalmente personalizado.

En definitiva, los coworkings con despachos por horas son la mejor alternativa para emprendedores, autónomos y pequeñas empresas y son la mejor elección miestras nuestro proyecto no disponga de un despacho propio.

Gracias a ellos disponemos de las ventajas que ofrecen: la contratación de un despacho puntual de forma inmediata, en un ambiente agradable con a un precio asequible, en un entorno profesional con imagen y sin obligación de permanencia.

Recuerda que Aetna coworking dispone del servicio de alquiler de despachos por horas en el centro empresarial de Barcelona. Si necesitas este servicio en la ciudad y quieres que te asesoremos, no dudes en contactar con nosotros.

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¿Por qué domiciliar una empresa en un coworking?

Por definición; domiciliar una empresa consiste en fijar la sede social o fiscal en una dirección determinada.

No es recomendable utilizar la dirección personal, para evitar intromisiones en la vida privada, por tanto, optar por un coworking, para domiciliar nuestra empresa, ofrecerá una dirección con imagen y facilitará la gestión diaria del negocio. 

¿Qué ventajas tiene domiciliar una empresa en un coworking?

El servicio de domiciliación de empresas que se ofrece desde un coworking, reside en asignar a la empresa la dirección del coworking como sede fiscal y/o comercial. Es importante tener en cuenta, que una oficina virtual proporcionará presencia física sin la necesidad que alquilar una oficina al uso.

Son varias las situaciones en las que un emprendedor o empresa puede necesitar domiciliar su negocio en un coworking y nos gustaría detallar una a una, las que con toda seguridad son las ventajas que pueden ayudar a escoger esta solución:

  • Domiciliar la empresa en una ubicación con imagen y prestigio.

Una de las ventajas más evidentes del servicio de domiciliación que ofrece un coworking, es poder asociar a nuestra empresa una dirección con prestigio accediendo así una imagen de solvencia, seriedad y la posibilidad que nuestra empresa esté domiciliada en una o varias ciudades. Sin olvidar la alternativa, que la dirección social sea visible en nuestra web o redes sociales según las necesidades del proyecto.

La domiciliación de empresas es un proceso sencillo que no requiere demasiado papeleo. Por norma general los coworking suelen solicitar:

  • El DNI de la persona que firma el contrato.
  • CIF de la empresa.
  • Escrituras y poderes de la empresa.
  • Número de cuenta bancaria (IBAN).

En el caso de los autónomos, únicamente se solicita el documento de identidad y el número de cuenta bancaria (IBAN).

  • Ahorro de tiempo.

La contratación de un domicilio social es inmediata y el ahorro de tiempo que supone, hace que valga la pena establecer la sede en un coworking.

En algunos coworkings, incluso se puede contratar la gestión de Alta de la empresa evitando de este modo las molestias de trámites, gestiones burocráticas y agradeciendo la rapidez y eficiencia que ofrece un coworking con servicio de gestión integral para empresas.

En casos muy concretos, se puede encontrar que alguno de estos coworking sean PAE (Punto de atención al emprendedor) certificados de forma oficial por el Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), desde el cual facilitarán el inicio tu actividad utilizando sólo un documento electrónico de una forma rápida, ágil y lo más importante, gratuita. Aetna es PAE y puede informarte sobre este punto si lo necesitas.

  • Gestión de correspondencia y visitas.

El servicio de domiciliación habitualmente incluye la gestión de la correspondencia. Este servicio consiste en la recepción, reenvío de documentación y paquetería y gestión documental, siempre bajo la petición y autorización del cliente.

Derivando la domiciliación a un coworking nos aseguramos el control efectivo de nuestra correspondencia, que nos ayudará a evitar pérdidas y retrasos que puedan tener consecuencias a futuro para nuestro negocio.

La gran mayoría de coworking, tienen personal en recepción, que atenderá también aquellas visitas que, sin cita previa, se acerquen a la dirección de contacto de la empresa, para tener una primera toma de contacto. Consiguiendo que el profesional o empresa quede respaldado ante cualquier eventualidad de este tipo.

  • Servicio de Call Center.

Los coworking pueden complementar el servicio de domiciliación, con un servicio de call center. Según las condiciones contractuales, se puede disponer incluso de un número de teléfono exclusivo en el que se responda de forma personalizada, con el nombre de nuestra empresa.

Las llamadas suelen notificarse según las preferencias de cada cliente, por mail o WhatsApp, evitando de este modo, la posibilidad de perder ninguna llamada en las franjas horarias que no podemos atenderlas personalmente o incluso de forma permanente, algo que resulta muy interesante para los trabajadores autónomos y pequeñas empresas.

Por lo general todos los coworking pueden ofrecer la posibilidad de desviar las llamadas a móviles o fijos, siempre siguiendo las indicaciones del cliente y cuando este lo precise.

  • Horarios ininterrumpidos para tu empresa.

Tanto el servicio de call center como el de gestión de la correspondencia tienen la ventaja de estar atendido en horarios amplios y flexibles en la mayoría de coworking.

Algunos coworking tienen horario ininterrumpido por lo que es posible que como sucede en Aetna, estos servicios estén atendidos des de las 9:00h hasta las 20:00h, es decir, 11 horas de lunes a viernes.

A todo esto podemos añadir que el profesional o empresa que domicilie su empresa en un coworking,  tiene la tranquilidad y la seguridad que toda la correspondencia y las visitas serán atendidas, incluso cuando esté de viaje o de vacaciones.

  • Acceso a todos los servicios del coworking.

Las empresas que deciden establecer su domicilio social en un coworking, tienen la posibilidad de aprovechar el resto de servicios que se ofrecen, cómo:

  • Alquiler de despachos y salas de reuniones en packs de horas.
  • Secretaria Virtual para pymes.
  • Asesoría contable y fiscal.

De todos ellos, quizás el más solicitado es el alquiler de despacho en packs de horas, sobre todo, si en el inicio de nuestro proyecto no disponemos de una oficina física. En el momento que necesitemos un despacho en el que atender a clientes o proveedores y celebrar reuniones, esta alternativa será de gran utilidad y facilitará mucho el crecimiento de nuestra empresa.

Es importante asegurarnos que el coworking que finalmente escojamos, tenga estos servicios complementarios, por qué a la larga ayudarán, sin duda, al progreso de nuestro proyecto. Desde Aetna, por ejemplo, se ofrecen todos los servicios detallados anteriormente.

En conclusión; la domiciliación de empresas es más que la asociación de una dirección física a de una empresa a un coworking: reportará prestigio, imagen y servicios, todo ello a un coste muy razonable.

Una opción muy interesante para emprendedores, profesionales autónomos y pequeñas empresas que trabajen desde domicilios privados y quieran ampliar su oferta de servicios y establecerse en distintas ciudades, con costes muy competitivos en direcciones céntricas y exclusivas.

Si necesitas más información, no olvides que desde Aetna podemos ayudarte y asesorarte sobre el servicio de domiciliación de sociedad y todos los servicios de oficina virtual que lo complementan.

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¿Qué es un coworking y cómo puede beneficiarte?

¿Qué es un coworking?

En el mundo laboral actual, el coworking ha ganado popularidad como una alternativa flexible y colaborativa para emprendedores, profesionales independientes y empresas de todos los tamaños. Este enfoque innovador de trabajo ha revolucionado la forma en que las personas comparten espacios y recursos para fomentar la productividad y la creatividad. En este artículo, profundizaremos sobre qué es el coworking, cómo funciona y qué beneficios ofrece a las empresas.

¿Qué es el coworking?

El coworking es un modelo de trabajo que permite a profesionales de diferentes industrias compartir un espacio de trabajo común. Estos espacios son gestionados por empresas especializadas en coworking, como Aetna Espai empresarial con 25 años de experiencia en el sector, y ofrecen una amplia gama de servicios y comodidades que van más allá de un simple lugar para sentarse y trabajar.

En un espacio de coworking como el que encontraréis en la cuarta planta de la Avenida Diagonal, 449, los profesionales liberales y las empresas pueden alquilar mesas de trabajo, oficinas privadas o salas de reuniones según sus necesidades.

¿Cómo funciona el coworking?

Los espacios de coworking generalmente ofrecen opciones de alquiler mensual semanal o esporádico. Esto permite a los profesionales adaptar su uso del espacio según sus requerimientos, sin tener que comprometerse a largo plazo.

Espacios compartidos: Los espacios de trabajo comunes son el corazón del coworking. Aquí, los miembros pueden encontrar escritorios compartidos, mesas comunitarias y áreas de descanso. Estos espacios fomentan la interacción y el intercambio de ideas entre profesionales de diversas disciplinas.

Oficinas privadas: Para aquellos que requieren mayor privacidad, los espacios de coworking también ofrecen oficinas privadas completamente equipadas. Estas oficinas permiten a equipos más grandes o empresas establecer su base de operaciones en un entorno profesional y colaborativo.

Servicios y comodidades: los coworking ofrecen una amplia gama de servicios y comodidades que incluyen acceso a Internet de alta velocidad, salas de reuniones equipadas con tecnología audiovisual, áreas de descanso, cafeterías, servicios de impresión y escaneo, recepción y atención al cliente, y en algunos casos, incluso eventos y programas de desarrollo profesional.

Networking y colaboración: Uno de los aspectos más valiosos del coworking es la oportunidad de establecer conexiones con otros profesionales y empresas. Los espacios de coworking fomentan la colaboración y organizan eventos y actividades que promueven la interacción entre sus miembros, lo que puede resultar en colaboraciones comerciales, sinergias creativas y nuevas oportunidades laborales.

Beneficios de instalarte en un coworking

El coworking ofrece una serie de beneficios tanto para profesionales como para pequeñas empresas:

Flexibilidad: El coworking permite a los profesionales trabajar en horarios flexibles y adaptar su espacio según sus necesidades del día a día.

Reducción de costes: Al compartir espacio y recursos, los costes asociados a un alquiler de una oficina tradicional se reducen significativamente. Esto resulta especialmente beneficioso para emprendedores y profesionales independientes que desean minimizar los gastos iniciales.

Estimulación de la creatividad: El ambiente colaborativo del coworking proporciona un entorno inspirador y estimulante, lo que puede conducir a un aumento de la creatividad y la innovación.

Networking y oportunidades de negocio: El coworking facilita la interacción con otros profesionales, lo que puede generar nuevas oportunidades de negocio, alianzas estratégicas y clientes potenciales.

El coworking ha transformado la forma en que las personas trabajan, ofreciendo una alternativa flexible y colaborativa al tradicional entorno de oficina. Este modelo proporciona una comunidad dinámica y enriquecedora, permitiendo a los profesionales establecer conexiones valiosas y fomentar su crecimiento personal y empresarial. Al adoptar el coworking, las empresas y los profesionales pueden disfrutar de los beneficios de la flexibilidad, la reducción de costes y la estimulación de la creatividad y de las relaciones comerciales.

En Aetna Espai Empresarial encontrarás todo esto y mucho más. Nuestro personal está preparado para atenderte y ofrecerte el mejor servicio. A parte de tu espacio de trabajo, te ofrecemos otros servicios como domiciliar tu empresa en nuestra sede, atención telefónica y de paquetería, servicios de secretaría online, soporte administrativo… Consulta el detalle de opciones que te ofrecemos en nuestra web. ¡Queremos ayudarte!

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