En fecha 1 de julio de 2025 entra en vigor la nueva Ley Antifraude en lo relativo a los requisitos informáticos de facturación que se deben cumplir en las actividades empresariales y profesionales. Esta nueva legislación tiene como objetivo garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, tal como se especifica la Ley General Tributaria.
Este proyecto abarca todo el territorio español.
En concreto, el software de facturación deberá guardar un registro por cada factura expedida y además llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático. Esta información se almacenará sin permitir alteraciones y garantizando su conservación, y podrá remitirse de forma voluntaria y automática a la Administración Tributaria desde el propio software, o bien, de no hacerlo, deberá realizarse la firma digital de cada registro que se genere en la aplicación, para que dichos registros queden a disposición de la Agencia Tributaria en caso de solicitarlo.
Según se desprende del texto publicado en el BOE, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:
- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
¿Vas a poder seguir utilizando el Excel/Word para facturar?
Si en tu empresa o negocio sigues utilizando hojas de cálculo o texto, deberías ir pensando en dar el salto hacia la gestión digital, puesto que los programas como el Excel/Word no cumplen con los requisitos anteriormente mencionados:
- No están debidamente certificados.
- No utilizan formatos estándar para su legibilidad.
- No garantizan la integridad de los datos que se registran en ellos
- No garantizan la conservación de la documentación que sirva de base a la presentación de las declaraciones tributarias.
- Dificultan el acceso de la Agencia Tributaria.
- No garantizan la trazabilidad.
- Los datos pueden alterarse.
Principales medidas a aplicar
Aparte de perseguir las “cajas B”, la Ley contra el Fraude Fiscal contempla una serie de medidas para evitar la evasión fiscal:
- Los pagos en efectivo entre particulares y empresas quedan limitados a 1.000 euros (entre particulares sigue siendo de 2.500 euros)
- Desaparecen los incentivos fiscales relacionados con los pactos de sucesión o herencias en vida
- Del mismo modo, desaparecen las amnistías fiscales y se amplía el concepto de Paraíso Fiscal
- Se modifica el impuesto de matriculaciones
- Aumenta el control de las criptomonedas
- El umbral de deuda para que un contribuyente, empresario o particular pueda aparecer en la lista de deudores de Hacienda baja hasta los 600.000 euros
- Se reducen los recargos por presentar impuestos fuera de plazo (un 1% por cada mes de retraso hasta los 12 meses)
Es por ello que, ahora que se acerca el final de año y teniendo en cuenta que la entrada en vigor de los nuevos requisitos de facturación actualmente se fija en el 1 de julio de 2025:
- Es un buen momento para preguntar a nuestro proveedor del software de facturación que utilizamos si está certificado por la Agencia Tributaria para poder seguir usándolo, en caso que se disponga de un programa informático de facturación. En este caso, no hará falta hacer nada, puesto que el software cumplirá con los requisitos necesarios.
- Es un buen momento de plantearse en suscribir un programa informático de facturación en caso que hasta la fecha se realice la facturación de forma manual. En este sentido, en el mercado hay diversas opciones.
Que alternativas existen para que quien expida facturas y esté afectado por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación cumpla con él?
Esta pregunta se refiere a los recursos informáticos necesarios para llevar a cabo dicho cumplimiento y la respuesta establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Se puede resumir en que debería utilizar un sistema informático de facturación adaptado a la estandarización de formatos de los registros de facturación, que podría ser:
- Sistema informático de facturación existente en el mercado, gratuito o de pago. Podría estar instalado en las dependencias de quien expida las facturas (on-premise), en remoto, o bien en la nube (cloud).
- Sistema informático de facturación desarrollado internamente por quien expida las facturas.
- La aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar.
Para un pequeño empresario o microempresa, ¿ Qué soluciones prevé el Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Aunque no está mencionado en el Reglamento, debe señalarse que se ha ampliado el plazo de presentación de solicitudes del SEGMENTO III (entre 0 y de 3 empleados) del KIT DIGITAL, hasta el 31/10/2025. Este Programa está financiado con fondos del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia y tiene como objetivo el impulso al «Plan de Digitalización de las PYMEs 2021-2025». El importe máximo de ayuda por beneficiario será de dos mil euros (2.000,00€). Y entre las soluciones financiables se encuentra la de Gestión de Procesos en la que se encuadran los Sistemas Informáticos de Facturación.
Por otro lado, el Reglamento Sistema informático de facturación prevé la creación de una aplicación informática que será desarrollada por la Administración tributaria y que servirá para cumplir con el Reglamento SIF en su modalidad VERI*FACTU. Esta aplicación podría servir también más adelante para facilitar la emisión de facturas electrónicas B2B.
Esperamos que esta información os sea de utilidad y en caso de necesitar ayuda en la búsqueda de una solución de facturación, no dudéis en consultar a Aetna coworking. Nuestro proveedor de software ofrece una aplicación que os permitirá cumplir con la nueva normativa. Si os puede interesar, decídnoslo y os informamos con más detalle.
