Errors comuns de l’atenció telefònica a l’empresa
Els errors en l’atenció telefònica poden passar factura a l’empresa. Si tenim en compte que el telèfon és una de les vies de comunicació més habituals, hem de tenir clar que una atenció professional serà clau per tal de tenir èxit a les vendes.
Potser la teva empresa no està cuidant com cal l’atenció via telefònica. Pot ser que estiguis massa ocupat, o que persones que exerceixen d’altres activitats hagin d’atendre també al telèfon, la qual cosa redueix la seva productivitat.
Des d’ Aetna Espai Empresarial volem compartir amb tu alguns d’aquests errors.
Els 5 errors típics en l’atenció telefònica que has d’evitar
Les empreses que no tenen un bon servei d’atenció telefònica poden trobar-se sovint amb aquests problemes.
1. No atendre el telèfon. Si no atenem al telèfon per què estem de vacances, és possible que estiguem perdent clients. Si la nostra empresa treballa amb clients a Estats Units o Sud-Amèrica, és probable que el desfasament horari també et pugui jugar males passades. L’ideal és disposar d’un servei d’atenció telefònica les 24 h un mínim d´11 hores diaries.
2. No prendre les dades del client. Si algú truca a la teva empresa, és probable que no tinguis cap informació sobre ell. Especialment si és un client nou. A més de tenir el seu número de telèfon, hauries de tractar d’aconseguir alguna dada més. Tracta d’evitar que et diguin “ja us tornaré a trucar” i pren la iniciativa, ja que és possible que mai tornis a saber d’ell.
3. No respondre amb amabilitat. L’atenció telefònica és un art. No és una trucada administrativa, sinó de venda. El to de veu, la forma de demanar informació, la manera de tractar amb clients conflictius… tot és important, i l’amabilitat i el bon tracte han d’estar per sobre de tot. Quan algú s’encarrega del telèfon que no té experiència en vendes, és molt habitual que cometi aquest tipus d’errors.
4. Trucar en moments inadequats. L’hora a la qual truquem a un client és essencial. Sovint, les trucades relacionades amb vendes poden ser molestes perquè interrompen una altra activitat. I tu no vols causar una mala impressió als teus clients, ni semblar un “spammer”. Per tant, l’ideal és sempre preguntar quan pots tornar a trucar, i per descomptat, no fer-ho de forma reiterada en poc temps si no ens agafen el telèfon.
5. No tenir una bona imatge corporativa. Quan algú truca a una empresa, el normal és que el telefonista digui alguna cosa així com “El nom de l’empresa, en què puc ajudar-lo?”. Això beneficia a la teva imatge corporativa, perquè si respons com si fos una trucada personal, al client li pot fer l’efecte d’haver-se equivocat, o estar molestant.
La bona comunicació és la clau de tot en l’atenció telefònica. Per això a Aetna Espai Empresarial volem que el teu negoci es beneficiï d’un bon servei d’atenció telefònica. Que puguis augmentar el nombre de contactes i oferir un millor servei telefònic als teus clients.
No deixis que el telèfon et faci perdre diners per una mala atenció telefònica.
