SECRETARIA VIRTUAL

¿POR QUÉ CONTRATAR UNA SECRETARIA VIRTUAL?

Una secretaria virtual es una profesional que proporciona servicios administrativos y de soporte a empresas o emprendedores de forma remota, generalmente a través de internet. A diferencia de una secretaria tradicional, que trabaja en una oficina física, un/a secretaria virtual trabaja desde su propia ubicación y utiliza herramientas digitales para realizar tareas como:

Gestión de correos electrónicos

  • Filtrar correos.
  • Organizar y responder los mails siguiendo las indicaciones del cliente.

Agenda y programación de citas

  • Coordinar reuniones.
  • Organizar agenda profesional.
  • Gestionar citas.

Atención telefónica

  • Atención de llamadas y derivación de mensajes.
  • Este servicio se puede combinar normalmente con el de Call Center.

Tareas administrativas generales

  • Creación de documentos.
  • Presentaciones en PowerPoint.
  • Asistencia a reuniones de asociaciones empresariales.
  • Atención al cliente.

Redacción y transcripción

  • Preparación de informes.
  • Redacción de cartas.
  • Redacción de Actas para asociaciones empresariales.

Gestión de redes sociales:

  • Soporte en la publicación de contenido y gestión de interacciones.

Las ventajas de una secretaria virtual son diversas y pueden ser muy beneficiosas tanto para emprendedores como para pequeñas o grandes empresas.

Ahorro de costes y flexibilidad

  • Sin gastos de oficina: No es necesario alquilar un espacio físico ni comprar equipos adicionales, ya que la secretaria virtual trabajará online con su propia infraestructura.

Las secretarias virtuales suelen ser profesionales con experiencia en diversas áreas (gestión de agendas, atención al cliente, marketing, etc.), lo que permite acceder a habilidades específicas sin tener que contratar personal especializado a tiempo completo.

  • Adaptabilidad al crecimiento: A medida que el negocio crece, se pueden contratar más servicios o aumentar el tiempo dedicado sin tener que realizar grandes cambios o contratar más personal a tiempo completo. Se puede ajustar el volumen de trabajo según las demandas del momento.
  • Horarios personalizados: Una secretaria virtual puede trabajar en el horario que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa y se facturará solo las horas trabajadas.

Mayor productividad del negocio

  • Delegación de tareas: Se podrá delegar tareas administrativas y de apoyo lo que permitirá al profesional concentrarte en tareas relevantes que ayuden a hacer crecer el negocio, como ventas, marketing, desarrollo de productos, etc.
  • Reducción de estrés: Tener un soporte administrativo encargado de las tareas diarias, se reducirá la carga de trabajo de la empresa y permitirá centrarse en aspectos más estratégicos.

Reducción de riesgos laborales

  • Sin necesidad de contrataciones permanentes: No hay necesidad de preocuparse por los riesgos asociados a la contratación de personal a tiempo completo, como indemnizaciones o beneficios laborales obligatorios.

Mejora de la atención al cliente

  • Atención al cliente personalizada y profesional: Las secretarias virtuales también ofrecen servicios de atención al cliente, lo que puede ayudar a mejorar la experiencia de los clientes al ofrecer respuestas rápidas y eficientes.

Confidencialidad y profesionalismo

  • Gestión de documentos sensibles: Las secretarias virtuales saben tratar la información confidencial con un alto nivel de profesionalidad que garantizará una gestión adecuada de datos y documentos privados de gran importancia para la empresa.

En resumen, una secretaria virtual puede ser una gran solución para las empresas que buscan flexibilidad, eficiencia y ahorro de costos, sin sacrificar calidad en el servicio administrativo.

Esperamos haberte ayudado y recuerda que Aetna Coworking, ofrece el servicio de secretaria virtual desde sus oficinas en la Avenida Diagonal de Barcelona. Este servicio es uno de los ofertados en nuestro apartado de coworking virtual, pudiendo combinarse con el de servicio de dirección social para empresas y call center. Estamos a tu disposición para cualquier consulta sobre Aetna Coworking.

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COWORKING PARA TERAPEUTAS EN BARCELONA

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Los despachos para terapias son espacios diseñados específicamente para la realización de sesiones terapéuticas, consultas psicológicas, fisioterapia, coaching, entre otras disciplinas relacionadas con la salud y el bienestar. Estos despachos suelen estar equipados con mobiliario adecuado, como sillas, mesas, camillas y elementos que favorecen un ambiente cómodo y acogedor para los pacientes.

Tipos de despachos para terapias

  1. Psicología y psicoterapia: Espacios tranquilos que fomentan la confidencialidad y la comodidad.
  •  Fisioterapia: Equipados con camillas, materiales de rehabilitación y suficiente espacio para realizar ejercicios.
  •  Coaching y desarrollo personal: Ambientes que promueven la reflexión y el diálogo.
  •  Terapias alternativas: Espacios para prácticas como la acupuntura, masajes o reiki.

¿Cómo alquilar despachos para terapias?

  1. Elección del despacho: La elección del despacho para terapias depende de varios factores, como el tipo de terapia que se va a ofrecer, la accesibilidad, el ambiente y las necesidades tanto del terapeuta como de los pacientes.

Las alternativas de despacho para terapias son:

  • Consultorio privado: Un espacio dedicado exclusivamente a la terapia, donde se puede crear un ambiente cómodo y seguro para los pacientes. Ideal para terapeutas que desean establecer una práctica independiente.
  • Consultorio compartido: Compartir un espacio con otros profesionales de la salud de forma permanente o por horas, puede ser más económico y brinda la oportunidad de colaborar y referir pacientes.

Si nos decantamos por un coworking compartido, obtendremos una serie de ventajas entre las que destacan:

  • Flexibilidad: Si pagas por horas, tienes la libertad de elegir la duración de cada sesión según tus necesidades. Esto permite ajustar el tiempo para profundizar en temas específicos o para sesiones más breves si lo prefieres. Si contratas despachos por meses, no tendrás compromiso de permanencia, lo que facilita la posibilidad de empezar y finalizar el contrato según se necesite, sin penalizaciones.
  • Control de costes: Los despachos están amueblados y listos para entrar a trabajar, lo que ayuda a gestionar mejor tu presupuesto; ya que no se necesita inversión inicial y solo pagas por el tiempo que realmente necesitas. Esto puede ser especialmente útil si estás en una situación financiera ajustada.
  • Sinergias: Los coworking atraen a terapeutas muy capacitados y diversos que prefieren este modelo por su flexibilidad, con los que se pueden crear sinergias de trabajo y ayudar a que las terapias sean más completas.
  • Condiciones de alquiler: Asegúrate de entender los términos del contrato, que pueden incluir:
  • Duración y condiciones del contrato de alquiler (horas, días, mensual).
  • Costos (alquiler fijo, por sesión, etc.).
  • Servicios incluidos (internet, servicio de recepción, limpieza).
  • Política de cancelaciones y modificaciones.
  •  Equipamiento: Verifica si el despacho está equipado o si necesitarás llevar tu propio mobiliario y materiales.
  •  Legalidad: Asegúrate de que el espacio cumpla con las normativas locales.

Esperamos haber puesto algo de luz a vuestras dudas y hacemos hincapié en  que siempre será fundamental considerar el tipo de terapia que se va a ofrecer, la población objetiva y las preferencias personales a la hora de elegir el despacho más adecuado.

Si finalmente os decantáis por un despacho compartido, recordad que Aetna Coworking es también un coworking para terapeutas en la Avda. Diagonal de Barcelona y os podemos ofrecer despachos de manera permanente, por horas, con o sin camilla, perfectos tanto para profesionales de la psicología, fisioterapia, coaching como para las terapias naturales.

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ALTERNATIVAS DE DOMICILIACIÓN DE SOCIEDADES EN BARCELONA

ALTERNATIVAS DE DOMICILIACIÓN DE SOCIEDADES EN BARCELONA

Cuando buscamos alternativas para la domiciliación de sociedades en Barcelona, nos referimos al proceso de establecer una dirección legal para una empresa en esta ciudad. Esta dirección es necesaria para la constitución de la sociedad y para el cumplimiento de diversas obligaciones legales, fiscales y administrativas y hay algunos puntos relevantes a tener en cuenta:

Tipos de Domicilio:

  • Domicilio Social: Es la dirección legal de la empresa, donde se considera que tiene su sede y donde se realizan las notificaciones legales.
  • Domicilio Fiscal: Es la dirección donde la empresa está registrada para efectos fiscales. Puede ser la misma que el domicilio social o diferente.

¿Dónde domiciliar una sociedad?:

Para domiciliar una sociedad, se necesita contar con un local, una oficina o contratar  el servicio de domiciliación de sociedad en un coworking de Barcelona, siempre teniendo en cuenta los requisitos legales que precise cada negocio.

Al constituir la sociedad, se debe presentar el certificado de la dirección donde se va a domiciliar la empresa ante el Registro Mercantil.

Domiciliar una sociedad en un coworking:

Como hemos comentado en el apartado anterior, existen empresas que ofrecen servicios de domiciliación de sociedades, proporcionando una dirección legal y gestionando la recepción de correspondencia y notificaciones.

Domiciliar una sociedad en un coworking es un proceso relativamente sencillo, pero hay varios pasos y consideraciones que debes tener en consideración y que te detallamos aquí:

  • Elegir el coworking adecuado: Investiga diferentes espacios de coworking en tu área y elige uno que se ajuste a tus necesidades. Verifica que ofrezcan el servicio de domiciliación de empresas.
  • Revisar las condiciones del contrato: Asegúrate de entender las condiciones del contrato del coworking. Algunos espacios pueden ofrecer servicios adicionales como recepción de correo, acceso a salas de reuniones, etc.
  • Documentación necesaria: Para domiciliar tu sociedad, necesitarás presentar ciertos documentos.
  • Escritura de constitución de la sociedad.
  • Documentos de identificación del representante legal.
  • Certificado de la Agencia Tributaria (en algunos casos).
  • Cualquier otro documento que el coworking requiera.
  • Firmar el contrato de domiciliación: Una vez que hayas elegido el coworking y presentado la documentación necesaria, deberás firmar un contrato que estipule que tu empresa está domiciliada en su dirección. Este contrato debe incluir los términos y condiciones del servicio.
  • Comunicación a la administración: Infórmate sobre los trámites necesarios para actualizar la dirección de tu empresa en los registros correspondientes, como el Registro Mercantil y la Agencia Tributaria. En algunos casos, el coworking puede ofrecerte asistencia en este proceso.
  • Recepción del correo: Asegúrate de que el coworking tenga un sistema para recibir y gestionar el correo de tu empresa. Pregunta sobre cómo se gestionará el correo y si hay costes adicionales por este servicio.
  • Cumplir con las obligaciones legales: Recuerda que, aunque domicilies tu empresa en un coworking, sigues siendo responsable de cumplir con todas las obligaciones legales y fiscales que correspondan a tu actividad empresarial.
  • Mantener una buena comunicación: Una vez que tu empresa esté domiciliada en el coworking, mantén una buena comunicación con el personal del espacio para resolver cualquier duda o inconveniente que pueda surgir.

Recuerda que es muy recomendable que consultes con un abogado o un gestor administrativo especializado en temas empresariales, para asegurarte de que cumples con todos los requisitos legales y administrativos necesarios en el momento de domiciliar tu sociedad.

También puedes acudir a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) que ayudará a estructurar y clarificar la dirección de tu empresa, facilitando su desarrollo y aumentando sus probabilidades de éxito. Los PAE ofrecen servicios gratuitos para facilitar el acceso a la información y recursos necesarios para emprendedores que buscan iniciar o desarrollar su negocio. Estos puntos suelen proporcionar asesoramiento, información sobre trámites administrativos, y apoyo en la creación de empresas, entre otros servicios. Sin embargo, es recomendable verificar la disponibilidad de servicios específicos y cualquier posible costo asociado a ciertos trámites o servicios adicionales en el PAE de tu localidad, ya que puede variar.

Esperamos haberte ayudado y recuerda que Aetna Coworking, ofrece el servicio de domiciliación de sociedad en la Avenida Diagonal de Barcelona. También tenemos un departamento de asesoría contable y fiscal  con un competente equipo de consultoresque puede ayudarte en tu plan de negocio, sin olvidar que somos un Punto de Atención al Emprendedor, validado por el Ministerio de Industria.

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