PER QUÈ CONTRACTAR UNA SECRETÀRIA VIRTUAL?
Una secretària virtual és una professional que proporciona serveis administratius i de suport a empreses o emprenedors de manera remota, generalment a través d’internet. A diferència d’una secretària tradicional, que treballa en una oficina física, un/a secretària virtual treballa des de la seva pròpia ubicació i utilitza eines digitals per a fer tasques com:
Gestió de correus electrònics
- Filtrar correus.
- Organitzar i respondre els mails seguint les indicacions del client.
Agenda i programació de cites
- Coordinar reunions.
- Organitzar agenda professional.
- Gestionar cites.
Atenció telefònica
- Atenció de trucades i derivació de missatges.
- Aquest servei es pot combinar normalment amb el de Call Center.
Tasques administratives generals
- Creació de documents.
- Presentacions en PowerPoint.
- Assistència a reunions d’associacions empresarials.
- Atenció al client.
Redacció i transcripció
- Preparació d’informes.
- Redacció de cartes.
- Redacció d’Actes per a associacions empresarials.
Gestió de xarxes socials:
- Suport en la publicació de contingut i gestió d’interaccions.
Els avantatges d’una secretària virtual són diverses i poden ser molt beneficioses tant per a emprenedors com per a petites o grans empreses.
Estalvi de costos i flexibilitat
- Sense despeses d’oficina: No és necessari llogar un espai físic ni comprar equips addicionals, ja que la secretària virtual treballarà en línia amb la seva pròpia infraestructura.
Les secretàries virtuals solen ser professionals amb experiència en diverses àrees (gestió d’agendes, atenció al client, màrqueting, etc.), la qual cosa permet accedir a habilitats específiques sense haver de contractar personal especialitzat a temps complet.
- Adaptabilitat al creixement: A mesura que el negoci creix, es poden contractar més serveis o augmentar el temps dedicat sense haver de fer grans canvis o contractar més personal a temps complet. Es pot ajustar el volum de treball segons les demandes del moment.
- Horaris personalitzats: Una secretària virtual pot treballar en l’horari que millor s’adapti a les necessitats de cada empresa i es facturarà només les hores treballades.
Major productivitat del negoci
- Delegació de tasques: Es podrà delegar tasques administratives i de suport cosa que permetrà al professional concentrar-te en tasques rellevants que ajudin a fer créixer el negoci, com a vendes, màrqueting, desenvolupament de productes, etc.
- Reducció d’estrès: Tenir un suport administratiu encarregat de les tasques diàries, es reduirà la càrrega de treball de l’empresa i permetrà centrar-se en aspectes més estratègics.
Reducció de riscos laborals
- Sense necessitat de contractacions permanents: No hi ha necessitat de preocupar-se pels riscos associats a la contractació de personal a temps complet, com a indemnitzacions o beneficis laborals obligatoris.
Millora de l’atenció al client
- Atenció al client personalitzada i professional: Les secretàries virtuals també ofereixen serveis d’atenció al client, la qual cosa pot ajudar a millorar l’experiència dels clients en oferir respostes ràpides i eficients.
Confidencialitat i professionalisme
- Gestió de documents sensibles: Les secretàries virtuals saben tractar la informació confidencial amb un alt un nivell de professionalitat que garantirà una gestió adequada de dades i documents privats de gran importància per a l’empresa.
En resum, una secretària virtual pot ser una gran solució per a les empreses que busquen flexibilitat, eficiència i estalvi de costos, sense sacrificar qualitat en el servei administratiu.
Esperem haver-te ajudat i recorda que Aetna Coworking, ofereix el servei de secretària virtual des de les seves oficines en l’Avinguda Diagonal de Barcelona. Aquest servei és un dels oferts en el nostre apartat de coworking virtual, podent combinar-se amb el de servei de direcció social per a empreses y Call center. Estem a la teva disposició per a qualsevol consulta sobre Aetna Coworking.
