¿POR QUÉ CONTRATAR UNA SECRETARIA VIRTUAL?
Una secretaria virtual es una profesional que proporciona servicios administrativos y de soporte a empresas o emprendedores de forma remota, generalmente a través de internet. A diferencia de una secretaria tradicional, que trabaja en una oficina física, un/a secretaria virtual trabaja desde su propia ubicación y utiliza herramientas digitales para realizar tareas como:
Gestión de correos electrónicos
- Filtrar correos.
- Organizar y responder los mails siguiendo las indicaciones del cliente.
Agenda y programación de citas
- Coordinar reuniones.
- Organizar agenda profesional.
- Gestionar citas.
Atención telefónica
- Atención de llamadas y derivación de mensajes.
- Este servicio se puede combinar normalmente con el de Call Center.
Tareas administrativas generales
- Creación de documentos.
- Presentaciones en PowerPoint.
- Asistencia a reuniones de asociaciones empresariales.
- Atención al cliente.
Redacción y transcripción
- Preparación de informes.
- Redacción de cartas.
- Redacción de Actas para asociaciones empresariales.
Gestión de redes sociales:
- Soporte en la publicación de contenido y gestión de interacciones.
Las ventajas de una secretaria virtual son diversas y pueden ser muy beneficiosas tanto para emprendedores como para pequeñas o grandes empresas.
Ahorro de costes y flexibilidad
- Sin gastos de oficina: No es necesario alquilar un espacio físico ni comprar equipos adicionales, ya que la secretaria virtual trabajará online con su propia infraestructura.
Las secretarias virtuales suelen ser profesionales con experiencia en diversas áreas (gestión de agendas, atención al cliente, marketing, etc.), lo que permite acceder a habilidades específicas sin tener que contratar personal especializado a tiempo completo.
- Adaptabilidad al crecimiento: A medida que el negocio crece, se pueden contratar más servicios o aumentar el tiempo dedicado sin tener que realizar grandes cambios o contratar más personal a tiempo completo. Se puede ajustar el volumen de trabajo según las demandas del momento.
- Horarios personalizados: Una secretaria virtual puede trabajar en el horario que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa y se facturará solo las horas trabajadas.
Mayor productividad del negocio
- Delegación de tareas: Se podrá delegar tareas administrativas y de apoyo lo que permitirá al profesional concentrarte en tareas relevantes que ayuden a hacer crecer el negocio, como ventas, marketing, desarrollo de productos, etc.
- Reducción de estrés: Tener un soporte administrativo encargado de las tareas diarias, se reducirá la carga de trabajo de la empresa y permitirá centrarse en aspectos más estratégicos.
Reducción de riesgos laborales
- Sin necesidad de contrataciones permanentes: No hay necesidad de preocuparse por los riesgos asociados a la contratación de personal a tiempo completo, como indemnizaciones o beneficios laborales obligatorios.
Mejora de la atención al cliente
- Atención al cliente personalizada y profesional: Las secretarias virtuales también ofrecen servicios de atención al cliente, lo que puede ayudar a mejorar la experiencia de los clientes al ofrecer respuestas rápidas y eficientes.
Confidencialidad y profesionalismo
- Gestión de documentos sensibles: Las secretarias virtuales saben tratar la información confidencial con un alto nivel de profesionalidad que garantizará una gestión adecuada de datos y documentos privados de gran importancia para la empresa.
En resumen, una secretaria virtual puede ser una gran solución para las empresas que buscan flexibilidad, eficiencia y ahorro de costos, sin sacrificar calidad en el servicio administrativo.
Esperamos haberte ayudado y recuerda que Aetna Coworking, ofrece el servicio de secretaria virtual desde sus oficinas en la Avenida Diagonal de Barcelona. Este servicio es uno de los ofertados en nuestro apartado de coworking virtual, pudiendo combinarse con el de servicio de dirección social para empresas y call center. Estamos a tu disposición para cualquier consulta sobre Aetna Coworking.
