Una secretària virtual, és una persona que treballa en línia i manté la relació amb els clients a través d’Internet. S’encarrega de les tasques més habituals d’un negoci. Funcions totes elles, que fins i tot no requerint preparació tècnica especialitzada, sí que requereixen temps i dedicació i a la llarga defineixen i garanteixen el bon funcionament d’una empresa.
La raó habitual per a la contractació d’una secretària virtual, és descarregar a l’emprenedor o l’empresa de treball corporatiu i administratiu, amb l’objectiu d’optimitzar temps per a dedicar-lo a altres tasques més especialitzades.
Entre les seves tasques s’inclou també l’atenció al públic, pilar fonamental de l’èxit d’un negoci, ja que, s’encarregarà de ser el vincle entre l’empresa tant amb els seus clients actuals i potencials, com amb els seus proveïdors, donant un valor afegit a qualsevol negoci.
Què fa una secretària virtual?
En general, una secretària virtual s’anticipa a possibles problemes de coordinació i garanteix una organització eficient que aportació resultats positius a l’empresa.
En concret, les funcions que es contracten a través d’una secretària virtual són:
- Atenció personalitzada segons el protocol de cada empresa.
- Gestió d’agendes en línia.
- Realitzar tràmits amb l’administració.
- Lloguer de sales i despatxos.
- Desviament de trucades a un telèfon directe.
- Informació de productes, serveis i tarifes.
- Gestió, filtre i seguiment de crides.
- Avisos d’avaries i incidents.
- Rebre, classificar i organitzar correspondència.
- Mantenir al dia la base de dades de clients i l’arxiu de documentació.
- Gestió i seguiment de proveïdors.
- Arxiu i registre de factures.
- Enviament de pressupostos.
- Elaboració de presentacions.
- Buscar informació en internet
- Programar viatges
Quins avantatges té una secretària virtual?
Contractar una secretària virtual és un gran avantatge per a tota mena de pimes i autònoms, especialment, resulta una opció molt interessant per als emprenedors i les empreses online. Els primers, encara no tenen definides les tasques que necessitaran delegar o el temps durant el qual requeriran l’ajuda externa d’una secretària virtual i els segons es relacionen amb els seus clients principalment a través d’Internet, i no requereixen d’una figura presencial que s’encarregui de rebre a clients i proveïdors.
Una de la característica distintiva d’una secretària virtual és que les despeses d’oficina es redueixen, permetent la possibilitat d’una contractació per hores, segons les necessitats que l’empresa tingui a cada moment.
En aquest sentit, un altre benefici de comptar amb una secretària virtual en el teu equip serà la possibilitat d’ampliar el teu negoci mantenint l’organització interna intacta i sense un cost elevat.
Esperem haver dissipat els dubtes que poguessis tenir amb relació a la contractació d’una secretària virtual i recorda que si la precises Aetna, pot oferir-te aquest servei.
Gràcies per seguir-nos i compartir els nostres Post.
Continuem parlant!
